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Il viaggio incentivo, per l'eccezionale coinvolgimento umano che determina e l'importanza che riveste, richiede particolari cure e attente valutazioni sin dall'inizio della sua impostazione.
Sottovalutare alcune componenti organizzative e tecniche significa rischiare di compromettere il risultato della Campagna d'incentivazione con effetti che si ripercuoterebbero negativamente per lungo tempo.
Per questa ragione Equipage Tour da quando ha iniziato ad occuparsi di viaggi Incentive si è avvalsa della collaborazione di professionisti competenti e ha maturato una grande esperienza nel settore grazie ad alcuni principi guida.
Principi Fondamentali
• Effettuare l'analisi della tipologia dell'incentivato, del suo livello socio-culturale, dei suoi interessi
• Scegliere il periodo del viaggio, conciliando gli interessi dell'Azienda con il periodo più adatto ai luoghi da visitare
• Effettuare il viaggio fuori dal periodo di massima affluenza
• Scegliere una meta idonea ed accattivante
• Stabilire l'itinerario con poche località molto significative e ben attrezzate con opportuno equilibrio tra circuito e soggiorno
• Determinare la durata del viaggio conciliando le esigenze Aziendali con il possibile miglior svolgimento dello stesso
• Effettuare opportuni sopralluoghi
• Programmare la data di effettuazione del viaggio con molto anticipo
• Prevedere il coinvolgimento del coniuge dell'incentivato
• Prevedere la presenza, durante il viaggio, dei massimi dirigenti dell'Azienda promotrice
• Effettuare, prima e durante il viaggio, una accorta opera di introduzione e di spiegazione del paese da visitare per esaltarne le caratteristiche
• Prevedere un appoggio promozionale e pubblicitario alla campagna
• Dare un carattere di particolarità ed originalità al viaggio
• Cercare di plasmare il partecipante, durante il viaggio con tatto e sensibilità, per farlo calare nella realtà del paese visitato
• Team building
• Organizzare visite, incontri e cene particolari, spettacoli vari
• Inserire nel viaggio elementi particolari a sorpresa
• Scegliere gli alberghi adatti ed esecutori di servizi qualificati
• Non allacciarsi a circuiti standardizzati di massa (che spesso si nascondono dietro prezzi superscontati) a discapito della cura del dettaglio
• Ricercare un certo risparmio esclusivamente nel periodo di bassa stagione aerea/alberghiera
• Scegliere guide ed accompagnatori esperti, sensibili, comunicativi, disponibili, animatori intelligenti, culturalmente e professionalmente preparati a questo genere di viaggi
• Scegliere la Compagnia Aerea più adatta al viaggio per orari, frequenza, puntualità, servizi e prestigio
• Prevedere aerei di linea e non legarsi al vettore prescelto in modo indissolubile per evitare problemi in caso di emergenze
• Prevedere i pagamenti ai fornitori di servizi in tempo utile e secondo loro richiesta - che é sinonimo di garanzia nella pratica internazionale
• Fornire i nomi e la rooming-list a tempo debito, per evitare overbooking o cancellazioni
• Infine può sembrare scontato, ma è fondamentale: scegliere con cura l'agenzia di Viaggi a cui affidare l'organizzazione, stabilendo una relazione di fiducia e interdipendenza tra l'agente e l'azienda promotrice